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导读

适合人群：

Ø 企业超级管理员

你可能关心：

Ø 团队管理员与普通员工在团队所有权上存在区别，团队管理员拥有团队所有权，当其离职时，怎样才能妥善回收团队权限？

Ø 即使员工的团队权限得以回收，但离职员工此前分享过的文档何去何从？

Ø 员工离职后还能登录企业访问文档？企业文档安全如何保障？

Ø 员工离职时员工没有主动交接资料导致公司机密泄露？

Ø 资料交接不全导致接手人难以开展工作？

你将收获：

Ø 从团队权限、分享权限、登录企业权限、企业文档权限四大权限出发，分步骤回收即将离职的员工账号权限，规范离职交接流程，有效避免离职事宜的后顾之忧，切实保障企业信息安全。

Step1: 转让离职员工的团队所有权

功能说明

什么时候使用该功能？

Ø 希望高效回收离职员工团队权限。

使用该功能后，有什么效果？

Ø 在团队管理员离职前，通过『团队管理』-『变更拥有者』功能，可以转让离职员工的团队所有权，将事务交接给其他成员管理，妥善完成团队所有权的离职处理。

操作步骤

进行『团队管理』-『变更拥有者』操作，需要首先进入企业管理后台（进入企业管理后台的方法请参考：https://docs.wps.cn/l/sD1eSTOQG），随后的操作方法如下：

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Step2: 取消离职员工分享过的文档

功能说明

什么时候使用该功能？

在员工离职后，不希望离职员工此前分享过的文档出现泄露风险。

使用该功能后，有什么效果？

通过后台『分享链接管理』功能，可以在员工离职时结束文档共享，该操作执行后，文件的共享链接将失效，其他人将无法访问，排除可能存在的文档泄露风险。

操作步骤

进行『分享链接管理』，需要首先进入企业管理后台（进入企业管理后台的方法请参考：https://docs.wps.cn/l/sD1eSTOQG），随后的操作方法如下：

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Step3: 删除离职员工企业身份

功能说明

什么时候使用该功能？

Ø 防止员工离职后还能登录企业访问文档，保障企业文档安全。

使用该功能后，有什么效果？

Ø 通过『删除成员』功能，可以将离职员工从企业组织架构里删除，这样离职员工就无法再查看企业文档了，有效避免离职员工恶意拍照或截图泄露企业文档。

操作步骤

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Step4：转让离职员工的企业文档

功能说明

什么时候使用该功能？

Ø 避免员工离职时没有主动交接资料导致公司机密泄露的危机；

Ø 希望离职员工顺利交接资料，以便接手人开展工作。

使用该功能后，有什么效果？

Ø 通过『转让离职员工文档』，可以将离职员工的企业文档，完整交接给指定的同事，有助于资料接收人顺利开展后续工作，同时避免离职员工未能主动交接资料带来的公司机密泄露风险。

Ø 注意：这里所交接的文档，是离职员工的企业文档，而不是团队文档，离职员工在团队内创建的文档会保留在团队内，无需交接。

操作步骤

进行『离职员工文档』操作，需要首先进入企业管理后台（进入企业管理后台的方法请参考：https://docs.wps.cn/l/sD1eSTOQG），随后的操作方法如下：

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Q&A

Q：离职员工还能访问公司文档吗？

A：不能访问。员工离职时，当企业管理员在企业管理后台将离职员工从企业组织架构中移除后，离职员工将无法访问公司文档，具体操作参照前文Step 3。

Q：员工离职时会产生什么影响？

A：员工离职时会有两个主要影响：员工离职时将产生两大影响：

① 不可再访问企业团队，不可再查看企业文档；

② 退出操作无法撤回，重新加入企业需重新联系企业管理员。

PS: 员工离职前必须先将团队内的文档加密权限解除，不然退出企业后，团队内的成员是打不开离职员工设置权限的文件，若想要打开就得向离职员工申请权限，但离职员工已经不在该企业所以无法查看企业文档，所以会陷入一个死循环。